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普陀区档案馆接收进馆工作规范
发表日期:2015-6-26
 
    为及时、完整、准确地接收对国家和社会具有保存价值的档案资料,便于档案的安全保管和有效利用,逐步建立起内容丰富、结构合理、具有普陀特色的馆藏体系,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局9号令)等档案工作规定,制定本标准。
    一、档案的接收范围
    (一)中共上海市普陀区委员会及所属各部门;
    (二)上海市普陀区人民代表大会及其常设机构;
    (三)上海市普陀区人民政府及其所属各部门和单位;
    (四)上海市普陀区政治协商会议及其常设机构;
    (五)上海市普陀区人民法院、人民检察院;
    (六)各民主党派普陀区委;
    (七)上海市普陀区总工会、团区委、妇联、工商联、侨联等区级人民团体及其所属单位;
    (八)中共上海市普陀区委和区人民政府所属的临时机构;
    (九)代表本行政区域一定历史时期内先进科学水平和生产能力的国有企业;
    (十)普陀区具有典型意义的基层群众自治组织或社会组织;
    (十一)普陀区档案馆可接收以上机构的下属单位全部或部分档案及临时机构全部档案。
    (十二)普陀区档案馆可根据有关规定接收除上所列以外单位档案。
    上述单位依法向区档案馆移交其履行职能活动过程中直接形成的具有永久和30年以上(含30年)保存价值的档案。以及与立档单位档案有关的重要编研材料。
    二、接收档案门类
    普陀区档案馆收集档案的门类有文书档案、科技档案、音像档案、专业档案和实物等,音像档案包括照片和音频视频材料,文书档案、科技档案、专业档案和照片档案,包括纸质档案和与之相对应的档案数字化副本或电子档案。
    三、档案接收时间
    1.列入普陀区档案馆接收范围的立档单位,档案自形成之日满10年,向档案馆移交。
    2.区法院、区检察院档案自形成之日满50年,向档案馆移交;已故(处级)干部的人事档案,在该人员去世5年后,向档案馆移交。
    3.对某些社会多方面急需广泛利用的档案,或由于保管条件有限可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以协商提前向有关档案馆移交。
    4.经区档案局检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限。
    5.撤销单位和临时机构工作结束后6个月内,其档案按有关规定整理好即向档案馆移交。
    6.属于征集范围的档案资料可随时向档案馆移交。
按国家和本市档案法规规定,任何单位或个人不得拒绝向档案馆移交应当进馆的档案。
    四、文书档案以“卷”为单位档案接收标准
    (一)按全宗整理归档
    凡反映本机关(单位)主要职能活动(包括党、政、工、团等机构)、资政决策、工作查考、学术研究、民生服务等利用价值,需要长远保存的各种门类和载体的档案,均应收集齐全,并以全宗为单位进行整理,同一全宗不能分散,不同全宗不能混淆。
    进馆档案尽可能以原有整理工作为基础,保持原有逻辑关系和原来面貌,对需要调整的案卷或归档文件,进行局部修正或重新装订,如原档案质量总体不符合规范,档案应全部重新整理。
    (二)正确区分档案保存价值
    进馆档案必须是经过鉴定、保管期限划分正确的档案。
    (三)分类科学清楚前后一致
    同一全宗内的分类,必须遵守划分根据同一性等逻辑规则,按统一的分类方案分门别类,各类之间界限清楚,类与属类层次分明,归类正确。
    机关及事业单位文书档案进馆时一般要求按保管期限――年度――组织机构或问题分类及排列。
   (四)组卷要求与方法
    组卷应保持文件之间的历史联系,灵活运用时间、作者、问题、名称、地区、收发文机关六个特征,并适当照顾文件的不同价值、数量和不同的保管要求组合案卷,便于保管和利用。具体要求:
    1.同一工作、同一会议、同一问题、同一案件、同一工程项目、同一科研项目的主要文件、图表及正件与附件、正本(印刷件)与定稿、来文与复文、请示与批复、报告与批转等应组合在一起。
    2.录音带、录像带、照片(尤其是底片)、光盘等特殊制成材料的档案进馆时应与有关的文书档案分别整理、编目,并注明互相参见号,以便查找。(具体整理要求参见《关于进一步加强本区声像档案管理的通知》普档局〔2008〕18号文)
    3.对仅以“文号”或“时间”顺序排列,且题名不反映卷内文件主要内容的,应重新组卷。
    4.装订的案卷厚簿适宜,一般不应超过二厘米。
    (五)卷内文件的排列与编号
    卷内文件的排列应保持文件之间的历史联系,系统、条理地反映案卷内容,并按统一方法编写页号或件号,固定文件的位置。
    1.根据卷内文件的主要特征(一般包括时间、作者、问题、名称、地区、收发文机关等),以及文件的重要程度、姓氏笔划等进行排列。但无论采用哪种排列方法,一组密不可分的文件应正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在后;结论在前,依据在后。重要文件的历次稿,最后定稿在前,其他历次稿按先后次序排列。
    2.装订成卷的卷内文件,除空白纸外,凡载有信息的正、反面均按页编一个页号。“页号”文书档案、专业档案(行业另有规定的除外)统一编在每页材料的右上角,背面的左上角;科技档案统一编在每页材料的右下角,背面的左下角。(一律用号码机从001开始编号)
    (六)填写卷内文件目录与备考表
    1.永久与长期保存的档案必须填写卷内文件目录。卷内文件目录上的项目要填写齐全、准确、字迹工整。一般应以一份文件为单位逐件登记。对文件标题不要随意更改和简化;文件无标题或标题不能反映文件内容的,应在卷内文件目录上自拟或重拟标题(外加“[ ]”号)。文件没有责任者或日期的尽量考证清楚,填入项内。会议记录应在卷内目录中写明主要内容和日期。
    2.每卷卷末要有卷内备考表,填写需要说明的问题及立卷人、检查人、立卷时间。
    (七)填写案卷封面与装订案卷
    1.要选择耐久性能好的墨汁或碳素墨水填写案卷封面,打印必须使用激光或喷墨打印机。封面各项填写齐全、准确、字迹端正、醒目。档号中的全宗号、目录号、案卷号经本馆确定后,由移交单位负责填写。
    2.案卷标题要简明确切地反映卷内文件的内容成分,不得超过50个字。文字简练通顺,简称通用易懂;标题的基本结构(一般包括作者、问题、名称)力求完整,体式尽量一致(一般采用对称式);在同一年度、同一保管期限的案卷中无重复标题。
    3.案卷装订前要去除卷内文件上的金属物,对破损文件和装订线上有字迹的文件应予裱糊。字迹已扩散的应予复制并与原件一起立卷装订。案卷一律使用线绳以三孔一线的方法装订,装订要结实、整齐(右下取齐、不掉页、不到页、不压字),便于保管和阅读。如卷皮脆簿,或严重破损,或封面字迹涂改较多,应予更换。
    (八)案卷排列与案卷目录
    1.案卷排列应按不同载体、类别和保管期限分别排列,每类案卷一般应按保管期限、年度、机构进行排列,也可按问题、重要程度进行排列。但同类案卷在排列方法上应力求一致。尽量保持案卷之间的联系。
    2.进馆档案必须以全宗为单位并根据分类方案、案卷数量编制机检式案卷目录。
    3.案卷目录上的项目要填写齐全,书写端正;年度之间间隔一行,并居中标明年度;案卷目录上的标题要与案卷封面上的标题完全一致。
    五、文书档案以“件”为单位档案接收标准
    (一)归档文件材料的整理
    归档文件材料以“件”为整理单位,原则上以每份文件为一件,文件正本与定稿(底稿)为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文为一件;会议记录以一次会议为一件,会议记录和会议纪要各为一件;一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件;归档前已自然成本(册)的各种簿册(名册、图册等),按其固有的装订方式,每本(册)各为一件。
   (二)整理原则及质量要求
    1.归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
    2.每份归档文件均应齐全、完整、准确,对已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件材料应予以复制。热敏传真纸应予复制。超大纸张应予折叠。 
    3.归档文件的书写材料、纸张、及整理过程中所使用的装订材料、装具等应符合档案保护要求。
    (三)归档文件装订整齐、结实
    1.除装订用不锈钢订书钉外,归档文件上不应有金属物和塑料物。
    2.件内页数较少的归档文件应将左、上侧对齐,采用左上角不锈钢订书钉装订;件内页数较多的归档文件应将左、下侧对齐,采用蜡线“三孔一线法”装订。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的,无须另行装订。
    (四)归档文件排列、编号、编目
    1.进馆归档文件必须进行系统化的排列和科学编目。在原有整理工作基础上,对永久和长期(或30年)保存的归档文件以“年度—保管期限”编制馆编件号后,按顺序排列。
    2.在文件首页上端归档章内的全宗号、年度、保管期限、室编件号、页数等必备项相关内容必须按规范填写完备,机构或(问题)、盒号为选填项。全宗号按区档案馆已统一给定的编号填写。馆编件号于进馆前由区档案馆统一确定后补齐。按文件排列顺序从“1”开始标注,逐件流水编号。
    3.进馆归档文件目录使用档案馆格式编制。
   (五)归档文件装盒、敲号准确、清楚
    1.进馆归档文件分年度按经档案馆鉴定确认后的永久、长期(或30年)馆编件号顺序分别装入归档盒。同时,应视每盒文件的厚度,选择适宜的档案盒,不使文件因盒内过度留空而弯曲受损。
    2.归档盒内归档文件排列的顺序不能颠倒,即顺序号小的在上,大的在下。
    3.档案盒应根据竖式摆放方式,盒脊各检索项应准确,书写(或盖印)应整齐美观。盒号的编制也于进馆前由区档案馆统一确定后补齐,按排列顺序从“1”开始标注,逐盒流水编号,以4位数为限几年一断号(即从999开始断号)。
    4.盒内归档文件之后应放置备考表,有关盒内归档文件的情况说明、整理人、检查人和日期应逐项填写在内。
    六、数字化副本或电子档案要求
    1.进馆档案或归档文件,要同步移交数字化副本或电子档案,有电子文本(印章齐全)的要转换成PDF文件与纸质文件衔接,无电子文本的要先行扫描后转换成PDF文件与纸质文件衔接。进馆前纸质档案未数字化的单位,需和区档案馆协商落实数字化扫描事宜后,再行办理档案移交手续。
    2.各类电子文件格式要求:文本电子文件以PDF、XML、RTF、TXT为通用格式,扫描型电子文件以PDF、JPEG、TIFF为通用格式,视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式,音频电子文件以WAV、MP3为通用格式,并注意保留相应的工具软件。(参见标准《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002、《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005、《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)》沪档发〔2005〕220号)
    3.使用档案管理软件系统进行归档管理,必须完整添加电子文本,并确保电子文本与纸质稿本相一致,同时保留其背景信息和元数据的记载说明。
    4.各单位在移交纸质档案时,除同步移交数字化副本或电子档案外,需同步移交相应的案卷级和文件级电子目录,其数据经档案管理软件系统规范整理,格式统一,能与档案馆管理软件系统相衔接。异构数据库的单位应协助区档案馆做好数据接口,完成数据的转换、迁移和核对等工作。
    七、限制利用或公开的情况说明
    各单位可依法对有关移交档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用书面意见,其中行政机关涉及政府信息的,应当将该政府信息原属于主动公开、依申请公开或者不予公开的情况在数据条目著录时,对公开类别作明确选项,并在移交的归档文件目录备注栏中予以标注。
    八、编写立档单位历史考证和全宗介绍
各单位应负责编写立档单位历史考证和全宗介绍(纸质和相应电子文稿),并随有关进馆档案一起向本馆移交。
    1.立档单位历史考证:成立(撤销、合并)的时间、原因、机关的性质、任务、职权和隶属关系及其演变,内部机构和直属单位的设置及其演变,机构负责人姓名、任职起止时间等。
    2.全宗介绍:档案形成日期、成分、数量、完整情况,档案的分类原则、整理情况、鉴定情况、利用情况及说明、档案有无损坏、字迹模糊等情况。
    3.属于征集范围的档案资料整理要求视实际情况而定。
    九、档案的交接事项
    1.以全宗为单位,分阶段交接档案。
    2.机检式目录及光盘作为移交目录一式二份,经交接双方清点核对,一份交本馆,一份存移交单位。档案移交清册一式二份,在交接双方签字盖章后一份交本馆,一份存移交单位,留存在移交单位的移交目录和清册,存入单位全宗卷,以作凭证。
    3.单份(件)征集档案资料进馆时,附必要说明,直接办理移交手续。
    4.与进馆档案有关的其他检索工具和编研、参考资料也应同时向区档案馆移交。
  
    本标准由区档案馆负责解释,并自下发之日起执行。

 
   
     
 
 
 
 
 
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