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关于2014年档案执法监督检查情况的通报
发表日期:2014-12-29
 
各有关单位:
      为加强档案依法行政管理,促进区档案事业健康发展,根据《关于开展档案执法监督检查的通知》(普档局﹝2014﹞20号),2014年8-11月,在各单位自查的基础上,区档案局联合区人大教科文卫工委对区国资委等11家单位进行了抽查,现将检查情况通报如下:
      一、基本情况
      本年度列入档案执法监督检查范围的包括区级机关,街道、镇,教卫文体单位,区属企业等128个单位,11月中旬对区国资委、区建交委、区教育局、区总工会、利群医院、区精神卫生中心、刘海粟美术馆分馆、曹杨九中、区教育考试中心、英雄集团、长风生态商务区投资发展有限公  司等11家单位进行了实地检查,其中几家单位是新列入《普陀区档案馆收集档案范围细则》的进馆单位。实地检查内容包括档案管理体制、档案业务建设、档案安全建设情况等,检查组通过听取情况介绍、实地察看档案实体和库房安全的形式,了解各单位的档案工作情况。
      二、经验做法
      汇总11个单位的检查情况,以下经验做法值得各单位借鉴:
      1.领导重视,组织机构健全。各单位都明确了分管领导,建立了档案管理网络。区精神卫生中心成立了以院长、书记为组长,相关职能科长为组员的档案工作领导小组,建立了院长分管、院办主管、专职专管的管理体制。区建交委明确副书记为分管领导,办公室为具体职能科室,各业务科室负责收集、整理、移交档案的管理网络。刘海粟美术馆分馆、利群医院、精神卫生中心等单位配备持证上岗的专职档案人员,并重视档案人员培训,支持档案人员每年参加继续教育。
      2.建章立制,坚持依法治档。一是建立并完善各项档案管理制度,并贯彻落实,档案工作可持续发展。区总工会、国资委、英雄集团等单位制定和完善了立卷归档制度、保管制度、应急处置预案等各项制度,长风生态商务区投资发展有限公司根据企业实际情况制定档案分类方案等制度,并做到上墙公示。利群医院、精神卫生中心等单位制定并根据工作职能发展及时更新档案分类方案以及文件归档范围和档案保管期限表。二是档案收集归档日趋规范。区建交委每年三月前向各科室下发归档范围,督促各部门按时收集、移交档案。区教育局、国资委、总工会、利群医院、精神卫生中心等单位每年按期完成归档与档案管理软件条目录入工作,并及时进行重要档案确认与登记。
      3.加大投入,改善档案保管条件。区国资委近年来着力改善档案保管条件,开辟专门库房,配备密集架、温湿度计、除湿机、灭火器等专业设备。区教育考试中心档案库房配备防盗窗、密码档案柜等设施保障档案安全。区利群医院在建设新大楼时充分考虑档案库房存放需求。区总工会、区精神卫生中心建立健全档案借阅制度,控制借阅范围,档案用计算机专机专用,并与网络物理隔离,确保档案实体和信息安全。
      三、存在问题
      1、档案工作发展尚不均衡。从抽查的结果来看,档案管理呈现发展不平衡现象。大多数单位依法进行档案管理,措施有力、成效显著。但还有一些单位存在对档案工作重视不够,档案意识薄弱,档案管理不善等问题;少数单位的档案管理制度不健全、不落实,给本单位基础管理工作带来隐患。
      2、档案基础业务有待加强。档案基础业务建设是档案工作的重要组成部分,在检查中发现在业务建设方面存在以下问题:一是文件材料档案收集不齐全、归档不及时,个别单位部分文书、业务档案还散存在各职能科室,没有纳入到档案室集中统一管理,未能在6月30日前按时完成上一年度归档工作。二是较重视文书档案收集整理,对特殊载体档案的收集、整理重视程度不够,尤其是声像档案,部分单位没有按时规范归档。
      3、档案安全保管有待加强。档案安全是档案部门的基本任务和第一要务,也是此次检查的重点。在检查发现少数单位在档案安全保管方面存在隐患,档案库房未完全符合“八防”要求,档案保管存在安全隐患。
      四、改进建议
      1、营造依法治档良好氛围。各单位要加大档案法律法规学习宣传力度,提高全员档案意识,尤其是领导干部档案意识和法制观念。要加强档案工作组织领导,将档案工作列入本单位工作议事日程,建立健全档案工作管理网络,充实网络人员,并保持档案人员相对稳定,档案人员要加强档案业务学习,增强责任意识,做到依法治档、依法管档、依法建档,真正体现有法可依,有法必依的法制工作理念。
      2、加强档案工作规范管理。各单位要健全各项档案管理制度,加强执行力度,重视本单位不同门类档案的收集、整理归档工作,将本单位在年内工作活动中形成的文书、科技、声像、实物等档案收集齐全,将本单位在职能活动中形成的有保存价值的文件材料收集齐全,做到归档的门类、归档文件材料齐全完整,并实现所有档案集中统一管理,使归档的文件材料全面、真实地反映机关工作面貌。同时对下属单位加强指导、监督和检查,提升整体档案工作水平。
      3、加大档案安全体系建设。各单位要将档案安全工作放在首位,坚持预防为主、防治结合的方针,加强档案保管利用安全管理,建立健全档案库房管理制度、档案借阅利用登记等制度,定期开展室藏档案清点工作,做到帐实相符;加强档案安全设备设施建设,按照《上海市档案保护技术工作规范》,落实防热、防潮、防光、防尘、防火、防盗等档案“八防”措施;加强档案信息安全管理,建立、完善档案信息安全保障体系,实现计算机系统安全运行及档案数据库和电子文件多套、异质备份,确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用。
      希望各单位认真总结经验、改进不足,从“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度认识档案工作,全面落实档案工作各项法规制度,推动全区档案工作再上新台阶。
 
   
     
 
 
 
 
 
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