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关于加强本区国有土地上征收补偿档案工作的通知
发表日期:2014-9-30
 
区房屋征收事务中心,第一、第二征收事务所有限公司:
    根据《中华人民共和国档案法》《国有土地上房屋征收与补偿条例》(国务院令590号)、《上海市国有土地上房屋征收与补偿实施细则》(上海人民政府令71号)的有关规定,政府对国有土地上房屋实施征收与补偿,房屋征收部门应当依法建立房屋征收补偿档案。房屋征收部门、房屋征收实施单位在实施房屋征收补偿工作过程中,应加强房屋征收补偿文件材料的收集、整理、归档工作,确保房屋征收补偿档案的完整、准确、系统和安全。2011年前取得动拆迁许可证的动拆迁基地所形成的动拆迁档案,继续遵照普档局〔2009〕20号文《关于加强普陀区动拆迁档案管理的通知》要求执行。现结合本区国有土地上房屋征收补偿工作实际,对做好房屋征收补偿档案工作提出如下意见:
    一、提高认识,加强档案工作组织领导
  (一)充分认识房屋征收补偿档案的重要性。房屋征收补偿档案是指在实施房屋征收与补偿活动过程中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的记录。它是城市建设发展 的真实记录,是国家档案资源的重要组成部分,是房屋征收补偿双方维护自身合法利益的重要凭证,也是政府部门处理纠纷、维护公正的重要依据。房屋征收部门和房屋征收实施单位要充分认识做好房屋征收补偿档案的重要性,将房屋征收补偿档案管理作为房屋征收补偿工作的重要组成部分,根据相关规定认真做好文件材料的收集整理,案卷的保管利用。
   (二)加强档案工作的组织领导。房屋征收部门和房屋征收实施单位应高度重视房屋征收补偿档案工作,加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入工作计划和工作程序,摆上议事日程,明确责职分工,强化监督指导,切实增强工作人员的档案意识和法制观念,从组织上和制度上保证档案工作与征收补偿工作同步开展。
    二、把握原则,切实加强档案管理
   (一)明确房屋征收补偿档案工作的原则
一是统一领导,集中管理。房屋征收部门和房屋征收实施单位是房屋征收补偿档案形成的主要责任单位,应当按照有关档案法律法规和相关政策规定,对房屋征收补偿档案实行统一领导,分级管理,明确档案工作分管领导,解决档案工作中涉及的人、财、物及其它档案问题。凡是属于归档范围的文件材料,业务部门和工作人员必须按规定向档案部门移交,实行集中统一管理。
二是建章立制,明确责任。房屋征收实施单位在征收基地应当健全档案工作机制,建立档案工作制度,明确档案工作职责。相关部门和工作人员在开展档案工作过程中应做到有章可循,各负其责,保证档案工作各项规定落到实处。房屋征收实施单位应当在征收基地建立档案机构,配备责任心强、业务素质高、具有一定档案业务知识的人员负责档案工作,并保持人员相对稳定。
三是同步实施,全程管理。档案工作应与征收补偿工作同步开展,协同推进,做到全过程管理。工作中应坚持“四同步”,即:征收补偿项目确定后同步确定档案工作人员;征收补偿工作启动后同步开展文件材料的收集和整理;对征收补偿工作进行业务检查时同步对征收补偿文件的真实性、完整性进行检查;征收补偿工作结束同步完成房屋征收补偿档案的整理与移交。
   (二)切实加强房屋征收补偿档案管理
    一是确保文件材料质量。在文件材料收集过程中,要注重文件形成质量,确保文件材料的真实、有效,符合归档要求。房屋征收补偿文件应当做到书写字迹清楚,图样清晰,数据准确、图表整洁,签章用印手续完备。文件应使用碳素墨水或水笔等耐久字迹材料书写,禁止使用圆珠笔、铅笔等书写。照片、录音、录像及电子文件等应配有相应的文字说明和标识,并确保载体的有效性。
    二是做好文件材料收集。根据《普陀区国有土地上房屋征收补偿文件材料归档范围和保管期限表》(见附件1),做好征收补偿文件材料的收集。房屋征收部门和房屋征收实施单位要严格执行档案管理制度,指定专人负责文件材料的收集、积累工作,对在征收补偿工作过程中产生的具有保存价值的各种文件材料,做到应收尽收,确保文件材料齐全、完整。任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档或者据为已有。
    三是做好房屋征收补偿档案整理。归档的各种文件材料应当遵循其形成规律和特点,保持文件之间有机联系,按照档案整理标准、要求及相关整理规范进行分类、组卷,确保房屋征收补偿档案规范、有序。在房屋征收补偿档案组卷完成后,区档案局将会同区房管局、区旧改办等单位对房屋征收补偿档案进行专项验收。
    四是加强房屋征收补偿档案保管和利用。房屋征收部门和房屋征收实施单位要积极为房屋征收补偿档案的安全保管和有效利用创造条件,明确责任部门和责任人,根据工作需要设置档案库房,配备档案箱柜及相应的设施设备,采取各种有效的防范措施,切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防污染、防有害生物等“八防”工作,消除各种安全隐患,杜绝安全事故发生。加强对房屋征收补偿档案的利用管理,制定征收补偿档案利用制度以确保房屋征收补偿档案实体和信息安全。
    五是做好房屋征收补偿档案信息化和数字化工作。为适应档案现代化管理需要,房屋征收部门和房屋征收实施单位应采用档案管理软件对房屋征收补偿档案进行管理。房屋征收部门应对纸质房屋征收档案进行数字化加工,形成房屋征收补偿数字档案。
    六是做好房屋征收补偿档案移交。房屋征收实施单位应在征收补偿工作完成后三个月内,将整理完毕的档案向房屋征收部门移交。房屋征收部门在完成对档案数字化加工后一个月内,将纸质档案、纸质案卷目录和电子数据一并向区房管局档案信息中心移交。
    三、依法履职,加强房屋征收补偿档案工作监督指导
    区房管局、区旧改办将根据本区房屋征收补偿工作开展情况,加强对房屋征收部门和房屋征收实施单位监管和档案人员培训。区档案局将加强对房屋征收补偿档案工作的监督和指导,并会同相关职能部门对房屋征收档案工作开展专项督查,确保相关责任和措施的落实。
 
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