随着行政区划调整、市政动迁、居住条件改善等工作推进，社区内“人户分离”现象非常普遍，但涉及个人的婚姻、独生子女、知青等档案还是遗留在原户籍区县的，这给百姓查阅档案带来了不便。为了解决“涉及人”的档案方便利用的问题，普陀区档案馆本着为民服务的精神，在全市率先提出建立“就近受理，跨馆出证”服务机制，得到市档案局肯定并在全市推广，该机制将全市区县的档案信息连成一张网，通过传输平台可在异地查询到自己的婚姻、独生子女、知青等涉民档案。

      就近受理机制推出不久，普陀区档案馆就接待了区内首例“就近受理，跨馆出证”查档者。该查档者虽现住地与户籍都在普陀区，但80年代申领独生子女证时户籍却是属于当时的嘉定辖区范围，按照以往工作流程，该查档者必须亲自前往嘉定区档案馆查阅。现在，通过“就近受理，跨馆出证”机制，只要一个电话，一个传真，就能查阅到了，大大减少了查档者来回奔波之苦。当事人在拿到自己的独生子女证明以后，十分感谢档案馆工作人员，感慨地说道“我从来没有想到档案工作也能方便我们老百姓啊！”这句话鼓励档案工作者更好地想群众之想，帮群众之难。